Le Passage9 /Centre culturel de Waremme recherche Secrétariat – Assistance administrative et financière (4/5 temps – Contrat à durée déterminée – 3 mois)

Offre d’emploi

Le Passage9 / Centre culturel de Waremme est à la recherche de son futur secrétaire/assistant.e administratif.ve et financier.e. Ce poste s’adresse aux personnes passionnées par le secteur culturel, rigoureuses et dotées d’une bonne expérience.

Cadre de fonction

– Statut : APE
– Contrat : Contrat à durée déterminée de 3 mois
– Temps de travail : 4/5 temps (30h24/semaine)
– Rémunération : Echelon 3 de l’échelle barémique (commission paritaire 329.02)
– Lieu de prestation : Place de l’Ecole Moyenne, 9, 4300 Waremme
– Entrée en fonction : 1er septembre 2025
– Horaires : Variables, incluant des prestations occasionnelles en soirée et les week-ends en fonction de la programmation.

Tâches principales

Sous la supervision de la direction, la personne recrutée aura pour missions principales d’assister dans la gestion des dossiers financiers et administratifs et de mettre en place les procédures nécessaires au bon fonctionnement du Centre culturel. Les tâches seront variées et couvriront les domaines suivants :

Gestion Financière, Comptable et Budgétaire :

• Contrôler les opérations bancaires, assurer le suivi de la trésorerie et les prévisions.

• Enregistrer et traiter les informations relatives aux mouvements financiers de l’institution.

• Gérer les caisses de fonctionnement (bar, billetterie, fonds de caisse) en concertation avec les responsables de projets.

• Assurer la gestion de la comptabilité générale et analytique de l’asbl (encodage factures, suivi opérations financières, téléchargement CODA, gestion de caisse) via WinBooks et WinBooks Invoice.

• Être le contact privilégié pour toutes les questions comptables (trésorier, comptable extérieur, support Logidrive, vérificateur aux comptes).

• Réaliser la clôture financière des activités.

Gestion Administrative :

• Assurer l’accueil des visiteurs.

• Assurer la gestion quotidienne du secrétariat : traitement du courrier (papier et numérique), gestion des appels téléphoniques et des permanences billetterie.

• Gérer la billetterie via Utick et les autres systèmes, y compris pour les participations sans réservation.

• Gérer les inscriptions aux activités et les relations administratives associées.

• Gérer les réservations scolaires et le service des bus.

• Contribuer au suivi des conventions avec les partenaires (artistes, associations, écoles) et assurer les remboursements de frais.

• Organiser et maintenir à jour les archives et dossiers (réseau informatique et physique).

• Assurer la prise de notes lors des réunions d’équipe et la rédaction des procès-verbaux.

• Rédiger et formaliser les procédures de fonctionnement internes en concertation avec la direction.

• Apporter un soutien administratif à la rédaction du rapport d’activités du Centre culturel et au suivi du Parcours d’Éducation Culturelle et Artistique (PECA).

• Gérer les dossiers liés aux droits d’auteur (SABAM, SACD) et aux assurances ETHIAS.

• Soutien à la gestion administrative pour le contrat-programme, les statuts, le Moniteur belge et la BCE.

Logistique & Matériel :
• Gérer le matériel de bureau et les équipements tels que l’imprimante Xerox, le SumUp et l’iPad, ainsi que l’installation et le suivi des postes informatiques.

• Organiser le catering des artistes (achats, préparation loge).

Profil Recherché
Nous recherchons un.e candidat.e polyvalent.e et autonome, capable de s’engager pleinement dans la vie de notre Centre culturel.
•
Formation et Expérience : Diplôme d’enseignement supérieur et une expérience significative dans la gestion administrative et financière.
•
Compétences Techniques :

Maîtriser tous les aspects liés à la gestion financière d’une institution culturelle en Fédération Wallonie-Bruxelles est un atout.

Maîtrise des outils informatiques, notamment la suite Office (Outlook et Excel indispensable).

Connaissance des logiciels comptables (idéalement WinBooks).

Qualités Personnelles :
Grand intérêt pour la culture, son accessibilité et sa promotion.
Vision globale du territoire Hesbignon est un atout.
Excellentes capacités de communication (écrite et orale), capable de s’adapter à différents publics.
Esprit d’équipe et très bonnes capacités relationnelles.
Rigueur, organisation et autonomie.
Gestion du stress.

Mobilité : Permis de conduire B

Processus de Recrutement
Un jury composé de représentants du Centre culturel encadrera la procédure :

1. Sélection des candidatures sur base du CV et de la lettre de motivation.
2. Audition des candidat/es présélectionné.es le mardi 26 août 2025 (soirée).

Comment Postuler ?
Votre dossier de candidature doit comprendre :

• Un CV détaillé reprenant la chronologie précise de vos expériences professionnelles.
• Une lettre de motivation orientée vers la fonction et son contexte.

Envoyez votre candidature par mail exclusivement à l’attention de Madame Letizia Messina, Directrice du Centre culturel de Waremme, à l’adresse suivante : letizia.messina@passage9.be

Date limite de dépôt des candidatures : le dimanche 17 août 2025.

Renseignements
Pour toute question complémentaire, vous pouvez contacter Madame Letizia Messina, Directrice du Centre culturel de Waremme / Passage9 :
Courriel : letizia.messina@passage9.be
Téléphone : +32 19 58 75 22 (ou 23)